DMS / ECM

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scan in and find out

Bei Geschäftsabläufen, die umfangreicher sind, ist die Dokumentation sehr wichtig, vor allem, wenn es um die Nachweispflicht geht, ist der Mittelstand mit AX.ECM optimal aufgestellt.

Das in Microsoft Dynamics AX integrierte DMS gibt den Anwendern die Möglichkeit Belege, eMails etc. direkt in der Warenwirtschaft zu scannen oder hochzuladen. Die User umgehen somit einen lästigen Weg, die Dokumente in einer anderen Oberfläche (Programm) zu scannen, zu speichern, im ERP wieder hochzuladen…
Durch die vorab definierten Dokumentenstrukturen in den jeweiligen Bereichen (Projekt, Vertrieb, Einkauf, Service etc.) sind alle Dokumente kinderleicht zuordenbar. Natürlich ist es auch möglich, in jedem Beleg oder hinter jeder Aktivität Dokumente zu hinterlegen. Durch die Workflowfunktion kann man somit zum Beispiel Rechnungen im Rechnungsbuch hinterlegen und von einem Vorgesetzten genehmigen lassen.

Durch die Integration in den Sharepoint Portal Server, können Dokumente mit einem Klick hochgeladen und archiviert werden. Dadurch können zu einem späteren Zeitpunkt Dateien konform zu den GdPDU-Richtlinien wiederhergestellt werden. Hierfür stehen eigens für den Mittelstand konfigurierte Hardwareappliances zur Verfügung.
Mails lassen sich per Drag and Drop in Microsoft Dynamics AX speichern. Über die Mailvorschaufunktion können die Mails im ERP-System gelesen werden. Die Projektdokumentation ist somit lückenlos. Microsoft Dynamics AX besitzt im Standard ein umfangreiches Aktivitätensystem. Mit Hilfe dessen, kann man alle Aufgaben, Termine, Aktivitäten oder Ereignisse aufnehmen. Mit Hilfe des AX.ECM werden aus diesen Aktivitäten automatisch Besprechungsprotokolle oder Abnahmeprotokolle erstellt. Der doppelte Pflegeaufwand entfällt somit.

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